تكنولوجيامعلوماتنصائح

أهم 10 أخطاء في منظمة البريد الإلكتروني يجب تجنبها Outlook email gmail

أهم 10 أخطاء في منظمة البريد الإلكتروني يجب تجنبها

في هذه المقالة سنقدم لكم ابرز عشر أخطاء يمكن تجنبها اثناء استعمال البريد الالكتروني.

اذنن تابعوا معنا أهم 10 أخطاء في منظمة البريد الإلكتروني يجب تجنبها:

1. توقف عن إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني

في بعض الأحيان يكون التعامل مع شيء ما شخصيًا أو عبر الهاتف أفضل بكثير من استخدام البريد الإلكتروني. 

يجب أن تتعلم كيفية التعرف على مثل هذه المواقف وإلا فقد تجد نفسك مدفونًا تحت الردود على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

 بشكل عام ، يعد البريد الإلكتروني أمرًا رائعًا لتوصيل الرسائل جيدة الصياغة التي تتطلب ، على الأكثر ، تأكيدًا بسيطًا. إنها أقل ملاءمة للمحادثات الجماعية الممتدة حيث يشارك العديد من المشاركين أفكارهم مع الآخرين.

2. ابدأ بقراءة رسائل البريد الإلكتروني بانتظام

نحن نعلم أن آخر شيء تريد القيام به قبل العمل أو بعده هو قراءة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل ، ولكن هذا ما يجب أن تكون عليه الأمور إذا كنت تريد أن تصبح منظم بريد إلكتروني فعالاً. 

اعتمادًا على عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها كل يوم ، قد يستغرق الأمر بضعة أيام أو حتى ساعات حتى يبدأ صندوق الوارد الخاص بك بالفيضان برسائل البريد الإلكتروني الجديدة غير المقروءة.

 من خلال قراءة رسائل البريد الإلكتروني بانتظام ، فإنك تضمن عدم خروج الموقف عن السيطرة.

3. ابدأ في فحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك طوال اليوم

ليس هناك أي عذر لعدم امتلاك هاتف ذكي هذه الأيام. بغض النظر عن خدمة البريد الإلكتروني التي تستخدمها ، هناك طريقة لجعلها تعمل على جميع أنظمة تشغيل الأجهزة المحمولة الرئيسية. 

يسمح لك وجود بريدك الإلكتروني على الهاتف بقراءة رسائل البريد الإلكتروني الجديدة بسهولة على مدار اليوم ، مما قد يقلل بشكل كبير من طول جلسات قراءة البريد الإلكتروني المجدولة ، والتي وصفنا أهميتها في الفصل السابق.

4. ابدأ باستخدام عميل البريد الإلكتروني

تعد خدمات البريد الإلكتروني المستندة إلى الويب رائعة لأنه يمكنك الوصول إليها بسهولة من أي مكان ، حتى عندما تكون بعيدًا عن جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك. 

ولكن حتى أفضل واجهة مستخدم قائمة على الويب لا يمكنها منافسة ميزات وراحة عملاء البريد الإلكتروني المخصصين مثل Outlook أو Mailbird. عملاء البريد الإلكتروني أسرع ،

ويمكنهم عرض رسائل البريد الإلكتروني من خدمات بريد إلكتروني متعددة في نافذة واحدة ، ودعم اختصارات لوحة المفاتيح ، وتأتي مع إمكانات تدقيق إملائي قوية ، ومتاحة لجميع أنظمة التشغيل والأجهزة.

لقد ذكرنا بالفعل Outlook و Mailbird ، وهما أكثر عملاء البريد الإلكتروني شيوعًا لنظام التشغيل Windows ، ولكن هناك أيضًا Airmail ، وهو عميل بريد إلكتروني لأجهزة iPhone و macOS من قبل شركة Bloop SRL الإيطالية ، و Postbox ،

وعميل بريد إلكتروني لسطح المكتب وقارئ موجز لنظام التشغيل Windows و macOS مكتوب ومباع بواسطة Postbox، Inc.

أو Mozilla Thunderbird ، وهو عميل بريد إلكتروني مجاني ومفتوح المصدر عبر الأنظمة الأساسية تم تطويره بواسطة Mozilla Foundation ، على سبيل المثال لا الحصر بعض الخيارات المتاحة.

5. توقف عن الاشتراك في الرسائل الإخبارية

تحب مواقع الويب والشركات النشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني لأنها تسمح لها بالحفاظ على المشاركة وبيع المنتجات بأقل جهد ممكن. 

في حين أن بعض الرسائل الإخبارية ذات قيمة واضحة ، فإن معظمها ، عاجلاً أم آجلاً ، ينتهي بهم الأمر بالتجاهل.

 قد تعتقد أنه ليس من المهم الاشتراك في رسالة إخبارية – بعد كل شيء ، يمكنك دائمًا إلغاء الاشتراك لاحقًا – لكن التجربة تخبرنا أن الأمور تميل إلى أن تصبح غير قابلة للإدارة بشكل أسرع بكثير مما يبدو في البداية.

 نوصيك بالتوقف عن الاشتراك في جميع الرسائل الإخبارية كقاعدة عامة واستخدام قنوات الاتصال الأخرى بدلاً من ذلك لتلقي معلومات من مواقع الويب والشركات ، مثل شبكات التواصل الاجتماعي أو RSS.

6. ابدأ باستخدام علب بريد متعددة

لماذا يكون لديك صندوق بريد واحد فقط لكل شيء بينما يمكنك الحصول على العديد منها واستخدام صندوق بريد مختلف لكل من الأشياء التي تقوم بها.

 يمكنك أن تبدأ ، على سبيل المثال ، بصندوق بريد واحد لرسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل وصندوق بريد واحد لرسائل البريد الإلكتروني الشخصية. 

يحب بعض الأشخاص أخذ الأمور إلى أبعد من ذلك واستخدام خدمة البريد الإلكتروني الموجهة نحو الخصوصية مثل ProtonMail للتواصل الشخصي الذي يحتمل أن يكون حساسًا وخدمة البريد الإلكتروني المجانية والمريحة مثل Gmail لخدمات الويب والتسوق عبر الإنترنت.

 ميزة أخرى لهذا النهج تأتي في شكل أمان أفضل. إن وجود درجة معينة من الفصل بين الأنشطة المختلفة يقلل من تأثير اختراق البريد الإلكتروني ويمنح المتسللين الضارين معلومات أقل للعمل معهم.

نحن نعلم حقيقة أن الرسائل غير المرغوب فيها تمثل 45 بالمائة من جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة. 

نعلم أيضًا أنه يتم إرسال حوالي 14.5 مليار رسالة بريد إلكتروني غير مرغوب فيها كل يوم ، وكثير منها شكل من أشكال الإعلانات. 

إن القول بأن رسائل البريد الإلكتروني العشوائية تؤدي إلى فقدان الإنتاجية سيكون أمرًا بخسًا.

ولكن هل هناك طريقة لمحاربة هجوم البريد العشوائي وعدم الخسارة؟ نعم ، يوجد: إدارة البريد الإلكتروني. باختصار ، تعد إدارة البريد الإلكتروني مجالًا محددًا لإدارة الاتصالات لإدارة كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

 هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا معرفة النصائح والحيل حول إدارة البريد الإلكتروني وأي أخطاء في مؤسسة البريد الإلكتروني يجب تجنبها.

مصدر المقال: https://EzineArticles.com/expert/Julia_Furkulitsa/2556238

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى