إدارة المستندات الإلكترونية
مع انفجار التكنولوجيا الرقمية وتقليل المستندات الورقية ، تستخدم كل من المؤسسات العامة والخاصة بشكل متزايد EDM ، أي إدارة المستندات الإلكترونية. لكن ماذا يعني هذا المصطلح؟ مما تتكون هذه العملية وما هي الأهداف التي تحققها؟
إدارة الوثائق الإلكترونية: التعريف
EDM أو إدارة المستندات الإلكترونية هو نظام كمبيوتر لإدارة المستندات الرقمية. تم دمج هذا النظام مع برنامج EDM الخاص بالشركة ، وغالبًا ما يكون متاحًا كتطبيق للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
يسمح GED برقمنة المستندات الورقية ، ولكن أيضًا بإضفاء الطابع المادي على العمليات التجارية المتعلقة بها. تستخدم إدارة المستندات الإلكترونية الأدوات والوظائف لإدارة جميع مراحل دورة حياة المستند الرقمي :
- إنشاء أو الحصول على المستند (مثل المسح الضوئي) ؛
- تخزين الوثيقة الإلكترونية وفهرستها وتنظيمها ؛
- إدارة أمن بيانات المستندات الإلكترونية ؛
- البحث والتشاور بشأن الوثيقة الإلكترونية وتبادل المعلومات ؛
- الأرشفة الإلكترونية للوثيقة خلال فترة الاحتفاظ بها.
إدارة المستندات الإلكترونية
تحدد إدارة المستندات الإلكترونية جميع موارد تكنولوجيا المعلومات والبرامج والأجهزة المستخدمة لإدارة المستندات: وتشمل على وجه الخصوص التقاط المستندات أو رقمنتها أو التحقق من صحتها أو توزيعها أو تصنيفها أو فهرستها أو تخزينها. تتعلق EDM بالوثائق الورقية والإلكترونية وكذلك البيانات المرتبطة بها. من خلال استخدام الوسائل الإلكترونية المتخصصة والفعالة ، فإنها تتيح الإدارة والاستخدام الأمثل للوثائق. الهدف من الإدارة الإلكترونية في الشركة هو تكوين قاعدة بيانات من جميع الوثائق ، من أجل السماح باستغلال بسيط وسهل ، من إنشائها ، أو رقمنتها ، حتى أرشفتها أو إتلافها.
مزايا إدارة المستندات الإلكترونية
يستخدم EDM الأدوات التي تساعد على تحسين محتوى المستندات وتحسين إدارتها ، مما يسمح للشركات بتحقيق مكاسب في الإنتاجية والجودة.
- تعمل مركزة المستندات على تحسين الاستجابة: يتم تجميع جميع الوثائق معًا في نفس المكان ، ويمكن الوصول إليها وتصنيفها وفقًا لقواعد موحدة. تعتبر استشارة الوثائق حسب النوع أو المفهوم أو الكلمة الرئيسية فورية ، ووقت البحث محدود للغاية.
- لا تتلاشى المستندات الإلكترونية بمرور الوقت ، على عكس المطبوعات الورقية.
- تعتبر استشارة المستندات وتعديلها آمنة ، حيث يتمتع المستخدمون بتراخيص وصول شخصية اعتمادًا على نوع المستند.
- يمكن لكل مستخدم معتمد معرفة المستندات التي تم التحقق من صحتها وحتى تجميع جميع الوثائق المتعلقة بنفس العمل معًا.
- يتم تسهيل التنقل ، ويمكن الوصول إلى المستندات في أي وقت ومن أي مكان.
- المستند قابل للتتبع ، مما يسمح بمعرفة مؤلفه والوصول إلى السجل منذ إنشائه.
- إن إضفاء الطابع المادي على المستندات يجعل من الممكن تحقيق وفورات كبيرة وتوفير مساحة بفضل تقليل المحفوظات الورقية. يمكن دمج البيانات مباشرة في نظام تكنولوجيا المعلومات ، على سبيل المثال فاتورة في نظام المحاسبة.
- المستندات محدثة ولا تحتوي على نسخ مكررة.
- تم تحسين إدارة تدفق المستندات لجميع المستندات: مجموعات المستندات ، والمستندات الورقية الرقمية ، والمستندات الإلكترونية (Word ، و Excel ، و PowerPoint ، و PDF ، وما إلى ذلك) ، والمستندات غير المادية من أطراف ثالثة (الفواتير ، والخطابات ، ورسائل البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك) ، والمستندات من الأعمال التطبيقات.
توزيع وتخزين الوثائق
التوزيع: باستخدام EDM ، يتم توزيع المستندات بشكل عام عن طريق الإنترانت أو الإنترنت ، أو حتى عبر وسيط مادي ، على سبيل المثال مفتاح USB. هناك أيضًا أنظمة للاستشارات والفهرسة تعمل في متصفح الإنترنت.
التخزين: في مقابل المزايا التي يقدمها ، يتطلب التنظيم الإلكتروني للبيانات (EDM) منظمة تتكيف مع تخزين الوثائق المحفوظة ، وتهيئتها وفقًا لحجم قاعدة البيانات وتواتر المشاورات. يجب أيضًا مراعاة وقت محادثة المستند بمجرد تنفيذ EDM ، من أجل توفير الحذف الدوري أو أرشفة المستندات ، والذي يمكن أيضًا القيام به يدويًا أو آليًا.
السماح بالمكاسب في الجودة وتكلفة العلاج ، تم اعتماد GED من قبل كل من المنظمات الخاصة والعامة. المشروع الذي ، لكي ينتج عنه أداة عالية الأداء ، يجب أن يتم إعداده بعناية وأن يكون مصحوبًا بمواءمة عمليات الأعمال.